Bei Harburg-Freudenberger besteht die Möglichkeit, sich bei Verdacht oder Kenntnis von illegalem oder unethischem Handeln an ein internes, ausgelagertes und unabhängiges Hinweisgeberportal zu wenden und somit zur Aufdeckung von Regelverstößen beizutragen.
Gemeldet werden kann ein Fehlverhalten von Mitarbeitenden in unserer Unternehmensgruppe als auch unserer Lieferanten und Dienstleister in Bezug auf mögliche Rechtsverstöße oder unternehmensschädigende Handlungen wie z.B., Korruption, Bestechung, Betrug, sonstige strafbare Handlungen, Kinderarbeit, Sklaverei, fehlende Arbeitssicherheit, Ausbeutung und Diskriminierung.
Den Hinweisgebenden entsteht durch eine Meldung keinerlei Nachteil. Meldungen können in deutscher und englischer Sprache erfolgen. Die Meldungen können auf Wunsch auch anonym erfolgen.
Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei Harburg-Freudenberger haben oder solche vermuten, haben Sie folgende Möglichkeiten, zur Kontaktaufnahme:
Die vertrauensvolle Meldestelle (WhistleFox) kann rund um die Uhr per Webformular, E-Mail, Fax oder Post und werktäglich zu normalen Bürozeiten telefonisch kontaktiert werden.
Als Ansprechpartner steht Ihnen Herr Rechtsanwalt Dr. Christoph Schork zur Verfügung.
Heuking Kühn Lüer Wojtek
Hd. Dr. Christoph Schork
Magnusstraße 13
D-50672 Köln
Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf die Produkte oder Dienstleistungen der Possehl-Gruppe unzufrieden sein, wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Ansprechpartner im Unternehmen.
Für Hinweise nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz finden Sie weitere Verfahrenshinweise hier:
[Link zur Verfahrensordnung HF TireTech Group]
[Link zur Verfahrensordnung HF FoodTech Group]
Als Teil unseres Compliance Management Systems haben wir eine Hinweisgeberhotline eingerichtet. Sie haben die Möglichkeit, darüber Hinweise zu Sachverhalten abzugeben, an deren Kenntniserlangung wir ein berechtigtes Interesse haben.
Zur Entgegennahme und Prüfung solcher Hinweise haben wir die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek als ausgelagerte interne Hinweisgebermeldestelle beauftragt (nachfolgend: „Hinweisgebermeldestelle“).
Meldungen an die Hinweisgebermeldestelle können elektronisch per Webformular über die Website:
HF TireTech Group: https://whistlefox.heuking.de/start/hf-tiretech-group außerdem telefonisch, per E-mail, per Telefax, postalisch oder persönlich abgegeben werden.
Hinweise an die Hinweisgebermeldestelle können anonym erfolgen.
Die Nutzung der Hinweisgebermeldestelle ist freiwillig.
Wenn Sie eine Meldung an die Hinweisgebermeldestelle abgeben, erfasst diese die von Ihnen übermittelten Informationen. Dies umfasst Ihre personenbezogenen Daten, sofern Sie diese offenlegen, und in der Regel die Namen und sonstigen personenbezogenen Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Näheres zum Umgang der Hinweisgebermeldestelle mit Ihren personenbezogenen Daten ergibt sich aus der Datenschutzerklärung der Hinweisgebermeldestelle unter https://www.heuking.de/de/datenschutzhinweise.html.
Wir erhalten von der Hinweisgebermeldestelle, wenn diese die Meldung geprüft hat, einen Bericht, der die folgenden personenbezogenen Daten enthalten kann:
Im Zuge der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts und der weiteren Bearbeitung können weitere personenbezogene Daten erhoben und von uns verarbeitet werden.
Die Verarbeitung der uns von der Hinweisgebermeldestelle übermittelten Daten dient der Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Verstöße im Zusammenhang mit unserem geschäftlichen Betrieb durch Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Dritte.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als hinweisgebende Person ist, sofern Sie Ihre Identität offenlegen und mit der Weitergabe Ihres Namens durch die Hinweisgebermeldestelle an uns einverstanden sind, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen ist unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, soweit wir in bestimmten Bereichen gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Zudem können solche Verstöße nicht nur erheblichen wirtschaftliche Schäden verursachen, sondern auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen.
Wenn es sich bei der betroffenen Person um einen Beschäftigten von uns handelt, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zuge der Bearbeitung oder weiteren Ermittlung des gemeldeten Sachverhalts § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Verarbeitung zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses) oder § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG (Verarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten) und gegebenenfalls unser oben beschriebenes berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Wenn die Meldung ein anderes Unternehmen unserer Unternehmensgruppe betrifft, werden wir die Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen unserer Unternehmensgruppe weitergeben.
Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts werden wir möglicherweise an Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen weitergeben. Dies kann dann der Fall sein, wenn wir zur Offenlegung der Daten gesetzlich verpflichtet sind, oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greifen wir zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück.
Zudem binden wir möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 DSGVO und auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden.
Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Aufklärung der Meldung und die sich daran gegebenenfalls anschließenden Maßnahmen erforderlich ist, oder ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht oder solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
In der Regel werden keine personenbezogenen Daten aus Meldungen in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt, es sei denn, die Meldung betrifft ein Unternehmen unserer Unternehmensgruppe, das in einem Land außerhalb der EU oder des EWR ansässig ist. Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben möglicherweise andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Bei einer solchen Weitergabe von Informationen halten wir die einschlägigen Datenschutzbestimmungen ein.
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